Pessoa Assistente de Governança II - Secretaria Executiva

Job Description

Prestar assistência e apoio direto a todas as atividades relacionadas ao funcionamento aos órgãos de Governança no desempenho de suas funções

Responsibilities and assignments

• Dar suporte à Liderança no recebimento de demandas do setor.
• Recepcionar os atendimentos de clientes externos e internos.
• Organizar e arquivar documentos.
• Fazer reprografia e digitalização de documentos.
• Planejar e organizar as agendas de trabalhos e reuniões dos órgãos de governança de sua responsabilidade.
• Receber e fazer ligações telefônicas e dar a solução mais apropriada para cada situação.
• Elaborar correspondências obedecendo a ordem cronológica das expedições interna e/ou externa.
• Encaminhar, protocolar, e receber correspondências externas ou internas.
• Auxiliar nos eventos institucionais da Cooperativa.
• Planejar e reservar o auditório para eventos.
• Fazer o pedido de material de consumo interno e/ou bens patrimoniais para o setor.
• Controlar movimentação de bens patrimoniais do setor.
• Dar suporte aos demais setores no levantamento de informações sempre que necessário.
• Dar suporte ao setor jurídico no levantamento de informações referentes às demandas judiciais.
• Elaborar e aprovar a pauta para reunião semanal junto ao Conselho Fiscal.
• Elaborar e aprovar a pauta de reunião semanal do Comitê Técnico.
• Elabora e aprovar a pauta de reunião do Comitê de Especialidade.
• Secretariar as reuniões: agendar, organizar documentos, providenciar os equipamentos necessários para melhor andamento dos trabalhos.
• Elaborar as atas de forma objetiva e fidedigna.
• Coletar as assinaturas nas atas e veicular no Portal da Governança e no sistema de Governança.
• Inserir e manter atualizados os documentos no sistema de gestão.
• Lançar notas fiscais no sistema.
• Garantir o arquivamento das atas e a publicação desses atos, quando necessário, junto aos órgãos competentes.
• Assegurar a guarda de atas e demais documentos decisórios, zelando por sua integridade segurança da informação.
• Operacionalizar as deliberações registradas em ata de reunião aos setores pertinentes.
• Acompanhar as pendências quanto as devolutivas pertinentes constantes nas atas
• Elaborar planilhas e/ou relatórios diversos.
• Receber documentos de solicitação de extensão de cooperados via setor responsável.
• Receber denúncias da área competente referente a situações envolvendo sócios cooperados.
• Manter atualizada e organizada as informações no sistema referente as denúncias tramitadas de sócios cooperados.
• Preencher folha de rosto com informações para embasar os processos para as reuniões de Comitê.
• Remover e descartar em local apropriado resíduos provenientes da execução dos serviços.
• Zelar pela guarda, manutenção, conservação e limpeza dos equipamentos, ferramentas e materiais do seu trabalho.
• Trabalhar em conformidade às boas práticas, normas e procedimentos de segurança.
• Participar de reuniões quando convocado.
• Atender às programações de treinamento e desenvolvimento.
• Cumprir com às normas e procedimentos quanto ao uso do uniforme, registro de ponto, horário e escala de trabalho, cronograma de férias etc.
• Criar e sugerir fluxos e processos de trabalho, adotar medidas de otimização e racionalização, visando melhorar as atividades da equipe e das áreas intervenientes.
• Informar a gestão sobre qualquer irregularidade ou suspeita de fraude.
• Posicionar a gestão sobre as ações e atividades desenvolvidas na área sob sua responsabilidade.
• Executar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias de sua unidade operacional, natureza do seu trabalho e local/subsistema de sua área, conforme determinação superior.
  
  

Requirements And Qualifications

• O cargo requer curso superior ou em fase de conclusão em secretariado, administração, economia ou áreas afins.
• O cargo exige de experiência na área
  
  

Process stages

• Step 1: Registration1Registration
• Step 2: 1ª Etapa21ª Etapa
• Step 3: Avaliação Psicológica3Avaliação Psicológica
• Step 4: Avaliação Técnica4Avaliação Técnica
• Step 5: Hiring5Hiring
  
  

QUEM SOMOS

A Unimed é a maior realidade cooperativista na área da saúde em todo o mundo e também a maior rede de assistência médica do Brasil, presente em 83% do território nacional. O Sistema nasceu com a fundação da Unimed Santos (SP) pelo Dr. Edmundo Castilho, em 1967, e hoje é composto por 368 cooperativas médicas, que prestam assistência para mais de 19 milhões de clientes e 73 mil empresas em todo País.

Clientes Unimed contam com mais de 110 mil médicos, 3.244 hospitais credenciados, além de pronto-atendimentos, laboratórios, ambulâncias e hospitais próprios e credenciados para garantir qualidade na assistência médica, hospitalar e de diagnóstico complementar oferecidos.

Além de deter 34% do mercado nacional de planos de saúde, a Unimed possui lembrança cativa na mente dos brasileiros. De acordo com pesquisa nacional do Instituto Datafolha, a Unimed é pelo 21º ano consecutivo a marca Top of Mind quando o assunto é plano de saúde. Outro destaque é o prêmio plano de saúde em que os brasileiros mais confiam, recebido pela 11ª vez consecutiva, na pesquisa Marcas de Confiança.

• Somos 344 Cooperativas
• 116 mil médicos cooperados
• 17 milhões de beneficiários
• 2.445 hospitais credenciados
• 119 hospitais próprios
  
  

Além de Pronto-atendimentos, laboratórios, ambulâncias, hospitais credenciados para garantir qualidade na assistência médica, hospitalar e de diagnóstico complementar oferecidos.